うまい「ホウレンソウ」の作り方

うまい「ホウレンソウ」の作り方

前職の小売店に入社したての頃、「ホウレンソウ」が下手すぎて上司に叱られた田上です。

「いきなり野菜の話?」と思われた方、見捨てずにもう少しだけお付き合いください。野菜ではなく、ビジネススキルの「報連相」がうまくなるためのお話です。

「ホウレンソウ」はなぜ大事?

まず「ホウレンソウ=報連相」とは、分解すると「報告」「連絡」「相談」となります。皆さんも実感する機会が多いかと思いますが、そのどれもが仕事を進める上で必要不可欠なアクション。ですが、何でもかんでも報告、連絡、相談さえすればいいのかというと……

田上

すみません店長、この件で先方が〜〜とおっしゃっていたので〜〜しておきました!

前職の店長

えっ? それは〜〜する必要があるから、先に相談してほしかったな。あと田上さん、話しかけるタイミングがいつも微妙だから、先輩を見習ってみて

田上

も、申し訳ありません……(ガーン)

このような報告漏れをはじめ、連絡の行き違い、認識のずれなど<「報連相」がうまくできていないと、ミスや作業のやり直しが発生しやすくなります。
工数もかかる上に、場合によっては人間関係にも悪影響を与えますよね。

逆に「報連相」が上手にできていると、個人単位・チーム単位両方で仕事がはかどり生産性が上がるほか、スムーズなコミュニケーションの土壌があることでチームの雰囲気も良好になっていきます。

田上

報連相が上手だといいこと尽くし! 上手な人は何を意識しているんだろう……ちょっと真似してみよう

意識すべきは「5W1H」

こうして上手な人を真似ていくうちに、以下のポイントが見えてきました。

1. When:いつ?

緊急度が高いほど早めに、相手のキリが良さそうなタイミングを見計らう

悪い例:急がない内容を、上司が会議に行く直前に呼び止めて伝える
良い例:急がない内容は、上司がひと段落したタイミングで伝える

2. Where:どこで?

経理や人事などの機密性が高い話題は、周りの人に聞かれない場所で

3. Who:誰に?

やみくもに関係者全員に伝えるのではなく、伝える順番と範囲を考慮する

悪い例:先に部下数人に伝えたことで、無駄な作業が発生してしまった
良い例:先に上司に伝えたことで、他のメンバーにも共有するべき追加事項の整理ができた

4. What:何を?

要点をまとめて結論から簡潔に、事実と自分の考えは分けて伝える

5. Why:なぜ?

なぜその相手に伝えるか? 理由と目的を明確にしておく

6. How:どのように?

口頭、電話、メール、書面……など、ケースバイケースで判断する

悪い例:詳細が複雑な話を口頭でしてしまったので、記憶が曖昧に
良い例:詳細が複雑なのでメールで箇条書きに整理し、いつでも見返せるように

これらを明確にしてまとめると、伝わりやすい、かつ相手のペースを尊重した上手な「報連相」のできあがりです! (店長にも褒められるようになりました!)

それでも「相談」って難しい……

……とはいえ「報告」「連絡」は事実を主として伝えるのに対し、「相談」は事実+自分の考えを伝えることになるので、そもそも「What=何を相談すべき」かまとまらない、「Who=誰に相談すべき」かわからない、というケースもありますよね。

そんな時は、いったん紙に思っていることを洗いざらい書いて、落ち着いてから5W1Hに沿って見直してみてください。思考の整理がしやすくオススメですよ。

また、マーケに関するお悩みであれば、ルシダスが壁打ち相手になりますのでお気軽にご連絡くださいね!

執筆者プロフィール

田上由莉香
田上由莉香
北海道・札幌市に生まれ、そのまま大学までを札幌市で過ごしました。心理学・教育コミュニケーションを学んできましたが、就職活動を目前に、幼い頃より興味のあった「ものづくり」への思いを…[続きを読む]

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