確認を依頼する時に押さえておくべきポイント

投稿日 2022年11月8日
著者藤井雄輝
カテゴリービジネスコミュニケーション

どうも、藤井です。

仕事をしているとさまざまなシーンで確認をお願いしたり、逆に依頼されたりしますよね。何気なくお願いしてしまいがちな確認作業ですが、依頼の仕方によっては相手を困らせてしまっている恐れがあります。そうすると依頼した本人もあとあと困ってしまう可能性も……。これは、社内でも社外でも言えることです。

私自身ルシダスに入社する以前、Web制作やシステム構築など制作に関わる業務に従事する中で「確認をお願いします」と依頼されて困った経験が多々ありました。今回はその経験をふまえ、確認依頼時に困らせないポイントを紹介したいと思います。

なぜ困ってしまうのか？

確認を依頼されて困ってしまう理由は大きく2つあります。

忙しい

基本的に確認する人は業務に精通している人が選ばれることが多く、そのような人は業務を多く抱えている傾向にあります。相手の予定を考えずに急に作業をお願いしても予定を空けられず断られることもありますし、断られないにしても後回しにされ、確認作業が遅れる可能性があります。

確認すべき点が不明

力量のある人が確認を行うため「言わなくてもわかってくれるだろう」という思い込みで依頼してしまうことがあります。この状態で確認依頼をしてしまうと、相手は「何を確認すれば良いかわからない」状態である可能性も。

では、相手を困らせないためにはどのようなことに気をつければ良いのでしょうか？

押さえておくポイント

気を付けるべきポイントとして、以下の3点を押さえておくと良いでしょう。

根回し

正式に依頼するよりも前に連絡し、了承を得ておくことです。
事前に依頼しておくことにより、確認する人も予定が立てやすくなります。
その時にいつ頃確認に回せるか、いつぐらいまでに確認してほしいかなどの期限も伝えておくと良いでしょう。
こう書くと何だかかしこまった感じですが、何のことはありません。

「忙しいところすみません！　まだ確定ではないけど来週の水曜日あたりに原稿の内容チェックを1本お願いしたいんです。期日が短くて申し訳ないんですが、金曜日ぐらいまでに戻してもらえると助かります。入ったらすぐ連絡しますね！」

これがあるとないとでは、大違いです。

何を確認してほしいのか

確認してほしい部分を具体的に伝えます。当たり前ですが、これを伝えなければ何を確認して良いのかわかりません。また「作った成果物全てを確認してください」と丸投げしてしまうのは、確認する人の負担になりますので、確認してほしい部分の要点をまとめて依頼しましょう。

先ほどの例で言えば「原稿の全体の流れに違和感がないか確認してもらえますか？」とか「文章の『てにをは』がおかしくないか確認してもらえますか？」とか「誤字脱字がないか見てもらえますか？」

という具合です。

質問（あれば）

作業を行う上で「確認しなくても問題なく進められたが気になった点」があった場合は聞いてみましょう。これは必須ではありませんが、有識者から知見やアドバイスをいただけるチャンスでもあります。

人に依頼する前に

上記で挙げたポイント以外にもケースバイケースで注意する項目はありますが、重要なことは依頼する前に「自分が依頼されて困る状態ではないか？」という視点で確認することです。
人の気持ちに寄り添うことはマーケティング活動と同じです。頭ではわかっているつもりでも、忙しいときは特に忘れがち。
「早く確認してほしい！」と独りよがりにならず、相手の目線になって考えてみることを肝に銘じておきたいですね。