隠れた「ムダ」を切り捨てる業務改善法

キッチンの三角コーナーを洗うのが面倒で、とうとうなくしてしまった高田です。直接ゴミ袋に生ごみを入れる方が衛生的だし、シンクの中も広く使えてムダがなくなった感じがします。

マーケティングの世界はやることが多いですよね！　しかし、何とか成果を出すために苦労を重ねている裏に、効率化できる「ムダな作業」が隠れていることは珍しくありません。

あなたの部下でも、そんなに業務を振っているわけではないのにいつも忙しそうにしているメンバーはいませんか？　本当は部下に新しい企画を考えてほしいのに、これ以上業務を増やすと辞めてしまうのではないか……などと不安になる気持ちもわかります。

今回はKPI（重要業績評価指標）の数値を更新する業務を例に、見落としがちな「ムダ」と効率化についてご説明します。

属人化の弊害？　定常業務にひそむ「ムダな作業」

定期的に繰り返されるKPI表の更新作業。マーケメールの開封・クリック数やCV数、新規顧客獲得数、資料ダウンロード数など、週次・月次でさまざまな項目の数字を更新し、その後の施策に生かしていますよね。

困ったことに、ともすると属人化しやすい傾向があり、毎週・毎月の定例作業であるため、「リソース」のムダづかいが発生していても誰も指摘できない状況に陥ることが多々あります。

例えばKPI表によくある、以下のような資料のダウンロード数の項目（数値は一例です）。

元データとは異なるカテゴライズでKPI表を作成し、指標として見たい……という非常によくある状況です。

ご存じの方も多いと思いますが、このコピペ作業は1セルずつやらずとも、エクセルの「参照」機能を使用することで比較的簡単に省力化できるようになります。

今回は詳しいやり方は割愛しますが、更新業務が特定の担当者に属人化していた場合、「作業を簡単にする方法がある」という知識をその人が持っていなければ、効率化の余地に思い当たらないことになります。あるいは、部下に「そもそもなぜその数字が必要なのか」の背景をきちんと説明しておけば、部下自身が目的に沿った他のやり方で効率化をできたかもしれません。

その作業に「どれほどの時間がかかるか」

KPI表自体の出来は気にしても、更新の方法と、部下がどのくらいの時間をかけているかまでは気にしていない人も多いのではないでしょうか。

もし仮にコピペで作成した場合の作業工数が1回（1週）ごとに30分かかっていた場合、「参照」を使用することで作業時間を5分〜10分程度に短縮できる可能性があります。（指標の種類や表の構成による）

その程度の工数大したことないじゃないか、と思われるかもしれませんが、チリも積もれば山となる。年間で考えるとかなり大きな工数の差になってきます。

→結果、更新担当者の工数が年間で1,040分（約17時間）も削減されることになるんです。1日8時間労働と考えた場合、まる2日分ですね！

この効率化によって空いた時間を、他の作業や企画立案など考える仕事に回せるようになれば、あなたも部下もHappyです！

本来の業務に時間を割くためにも、立場による視点の違いや1人の社員が専属になることによって見逃される「ムダ」をなくしましょう。

上司の側では

の3つを実施していければ理想的です。

とはいえ少人数のマーケチームの場合は、そもそも業務が多くて効率化が難しいこともあるでしょう。

本当は時間をかけて考えたいマーケティング戦略立案や、部下とのコミュニケーションに時間を割いて、成果を上げたい！

とお考えでしたら、一度ルシダスにご相談いただければお力になれるかもしれませんよ！

執筆者プロフィール

高田宏美

ルシダスのアシスタント、髙田宏美です。記念すべき令和元年の12月から旭川本社へ勤務しています。出身は旭川。高校卒業と同時に札幌へ。Web系の専門学校を出たのち…［続きを読む］

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