ツール活用のコツは「欲張らない」こと!?

投稿日 2024年8月9日
著者藤澤翔太
カテゴリービジネス

コンサルタントの藤澤です。

突然ですが、あなたの会社ではどのようなITツールを利用していますか？

MA（マーケティングオートメーション）やCRM、業務管理やチャットツールなど、一口にITツールといってもさまざまなツールを使っていると思います。
そんなITツールに関して、導入したものの機能を使いこなせなかったり、社内に浸透しなかったりとうまく活用できていない事例はありませんか？

今回は、「ITツール導入後、活用始めたての段階」にフォーカスして、うまく活用するためのポイントについてお話しいたします。

欲張りすぎるとうまくいかない!?

ツールの活用を始めるときにありがちな間違いが、理想を一度に実現しようとすること。欲張ってたくさんの機能を使おうとするといろいろな問題が発生してしまうのです。ここでいくつか、よくある失敗例をご紹介します。

①管理者の負担が膨大になる

管理者は、各機能の設定やカスタマイズ、ユーザーへのトレーニングなどの計画に加え、運用後のトラブルシューティングへの対応なども求められます。一度に多くの機能を実装することで、設計ミスや運用ルールの不備も発生しやすく、想定外の負担がかかってしまいます。

②PDCAサイクルが回せない

機能が多すぎると、管理者も使用状況を把握しきれず、どこから手をつけるべきかの判断ができなくなります。そのような状態では具体的な改善策を立てることも難しいので、PDCAサイクルを回しても成果が上がらないという状況に陥るかも……。

③ユーザーがツールを使いこなせない

多機能なツールが一気に導入されても、ユーザーはどの機能を優先して使用すればよいのかわかりません。人によって利用度に差が出たり、間違った使い方が浸透してしまったりします。さらに、複雑な操作や設定を要求されることでストレスを感じ、ツールの利用自体に消極的になってしまう可能性もあります。

使いこなせる範囲から始めること

このような状況に陥らないためにも、せっかくのツールを早く使いこなしたい！　と焦る気持ちをグッと抑えて、使いこなせる範囲に限定して利用を始めましょう。
例えば、これまでアナログで行っていた作業をツールでの運用にのせ替えるとか、全くの新規ツールの導入であればメイン機能に絞って利用を開始するとか、重要な機能にフォーカスして運用を開始することが大切です。

ツール活用を拡大するのは、しばらく運用を進めてメイン機能に慣れてきたタイミング。どの機能から始めて、いつ機能を拡大するのか、優先順位やスケジュールを事前に計画しておくことでスムーズに浸透させられます。
また、新機能の拡大と並行して既存機能のPDCAを回すことも忘れずに！

実際に運用してみると、当初の設計や想定と違うことも少なくありません。ツール管理者と利用ユーザーの双方の目線でフィードバックを収集して、使用感の改善に努めましょう。