そもそも仕組み、作れていますか？

投稿日 2024年7月26日
著者久保学
カテゴリービジネススキル

事前に想定していなかった質問をされると途端に焦る、ルシダスの久保です。

突然ですが日々の仕事、仕組み化できていますか？

今回は仕事を仕組み化することのメリットと、具体的な仕組み化の手法についてご紹介します。「どうせ属人化しないとかでしょ？」と思ったアナタにこそぜひお読みいただきたいです。

最大のメリットはラクができること！

例えば、メルマガ配信を上司に依頼されたとします。仕組み化されていないと、自分の頭で何をすべきか考えることになります。そのときに

・差出人は誰の名前にする？
・文面は誰が考える？
・配信の対象者は誰？
・いつ配信する？

……など決めなければならないことがありますよね。

それを上司から聞き取りをするものの全網羅していなかったので、何度も追加で聞かなければならず、非常に効率が悪い！　あるいは配信10分前に件名が未入力であると気づいた……なんてトラブルが起きてしまうかもしれません。

つまり、本当はもっとラクできるはずなのに、結果として迫る期限に忙殺されてしまうのです。

仕組み化できれば、スムーズに仕事を進められる、仕事の抜け漏れを防止できるといったメリットがあります。要するに「仕事が効率化できる」というわけです。

では、具体的にどうやって仕組み化をすればよいかをご説明します！

具体的な仕組み化の方法

1. やるべきことを見える化する

まずは、「やるべきことの可視化」から始めましょう。平たく言うと「やるべきことを全部リストアップする」のです。

先ほどのメルマガ配信を例にすると

・ターゲットを決める
・返信先アドレスを決める
・差出人を決める
・件名を決める

といったように、配信に必要な作業を洗い出します。

「でもどの程度のレベル感でリストアップすればいいの？」とお悩みならば、「目的に応じた粒度」をオススメします。

今回の例であればメルマガの配信ですので、「メール配信を行うという目的」を達成するために、最低限やらなければならない作業をリストアップするといいでしょう。実際に仕組み化した際に粗すぎたり細かすぎたりした場合は、適宜改善が必要です。

その際、時系列順にすると抜け漏れなく可視化できます。

2. 役割と責任を明確化する

次に、役割と責任を明確化します。リストアップしたやるべきことについて、誰が担当するのか、最終確認は誰が行うのかを決定させます。合わせて、「いつまでに」も決めておくといいでしょう。何月何日まで、というよりも「配信の1週間前までに文面を決定させる」といった内容で期限を設定すると、より汎用的な仕組みにできます。

ここで、「何を、誰が、いつまでにやるのか」をリスト化したものを作成するとよりわかりやすくなりますよ！

例えばこのようなものです。

▼配信日：YYYY/MM/DD

やるべきこと	作業担当	確認担当	期限
ターゲット決定	Aさん	Bさん	配信2週間前まで
原稿作成	Cさん	Dさん	配信1週間前まで

上記のリストはExcelでの作成がオススメ。「配信日」を入力するとそれぞれの「やるべきこと」の「期限」を関数で自動設定できますので、期限の設定漏れを防げます。

さらにメール原稿作成用に、差出人、件名、プレヘッダーといった必要事項が網羅されたWordのテンプレートファイルをあらかじめ作っておけば、「件名を忘れた……」という作業漏れが起きません！