業務改善の第一歩！仕事の棚卸しのススメ

投稿日 2025年2月28日
著者久保学
カテゴリービジネススキル

好きな言葉は定時退社！　な久保です。

あなたは日々の仕事に忙殺されて、定時で帰れなかったり、仕事の質が下がったりしていませんか？　データ分析、レポート作成、セミナー運営……気づけば日は落ち、期限が迫るメール配信準備が終わっていない……、私もそんな感じでした。

「こんなもんだよな、大変だけど気合で頑張るか」と思うかもしれません。でも、実は改善できるんです！

その方法が「仕事の棚卸し」です。

仕事の棚卸しで得られる3つのメリット

1. 可視化で優先順位が明確に！

たとえば、次のような状況にあったとします。

「急ぎでお願い」と頼まれたタスクに追われ、締切が迫る大事な資料作成が後回しになった。
進捗会議の議事録作成に時間をかけすぎて、分析業務の時間が取れなかった。

書き出してみると、「急ぎでお願い」と頼まれたタスクと、元々実施予定だった資料作成のどちらを優先するか？　資料作成の締切を調整できるか？　といった対処をすべきだとわかりますよね。

棚卸しをすれば自分が抱えるタスクを客観視でき、その結果、どれを優先すべきかが明確になり、期日に追われることが減るのです。

2. 無駄を発見してラクができる！

以前、私は週次レポート作成に数時間を費やしていましたが、棚卸しをしたところ、「そこまで重要度が高くないのでは？」と気づきました。

クライアントと協議した結果、実は一番作成に手間取っていた部分は毎週集計をするほど重要ではないとわかったため、週次レポートでは割愛をして月次レポートだけを残すことに。その結果、レポートの実質的な価値はほぼ変わらないまま、毎週の作成にかかっていた時間は8割近く削減。その分他の業務に集中できる時間を生み出せたんです。

3. 自分を守れる！

「今忙しい？」という上司からの突然の質問にも、棚卸しをしていれば的確に答えられます。

たとえば「今週はセミナーの集客を優先的にやらなければならないので、忙しいと言えば忙しいです。何かありましたか？」と具体的に返せば、無理な依頼を避けられることも。

「お。何かいいことがありそうだな」って思いましたよね？

では以下に具体的な手順をご説明いたします！

棚卸しのやり方を4ステップで解説

1. 一覧化する

まずはこれです。ルーティーン作業から突発的な仕事まで、漏れなくリストアップしましょう。やみくもに一覧化してもキリがないので、1週間から1か月のスパンで行うのがオススメ。

2. 評価する

以下の基準で各タスクを評価します。

①目的：この仕事の意義は何か？
②重要性：これがなくなるとどうなるか？
③緊急度：締切を過ぎたら何が起きるか？

例として、以下のような表を作成するとわかりやすくなります。

作業名	期限	所要時間	目的	重要性	緊急度
月次レポート作成	毎月2週目の月曜まで	2時間	施策の効果測定のため	高	中
週次レポート作成	毎週金曜	2時間	施策の効果測定のため？	？	？
社内進捗会議の議事録作成	会議終了後 2営業日以内	1時間	Todoの抜け漏れ防止のため	高	高