なぜあなたは時間が足りないのか

投稿日 2023年12月15日
著者藤井雄輝
カテゴリービジネススキル

どうも、作業に没頭しがちな藤井です。
目の前の仕事を頑張っていると、どうしても時間が足りなくなることがありますよね。担当案件が多すぎたり突発的なトラブル対応に追われたりと、原因はさまざま。

今回は、時間が足りなくなったらから困った！　ではなく、「そうならないようにどうすればよいか」を考えてみます。

時間が足りない！　を回避する方法は「取捨選択」

まず大前提として、時間は有限です。
1日24時間は皆平等。また日本のサラリーマンであれば、労働時間は原則1日8時間以内という定め（法定労働時間）もあります。そのため時間が足りない場合は、自分の担当業務を取捨選択して時間を捻出する必要があるわけです。
方法はいくつか考えられますが、ここでは2つに絞り紹介します。

1. できない仕事は思い切って断る！

時間的に引き受けるのが難しいなら、曖昧な回答はせずハッキリ「無理です」と断ることです。
「断りづらい」「結局誰かがやらないといけない」と自己犠牲精神で引き受ける人もいますが、「なんでも引き受けてくれる人」というイメージが着いてしまい、どんどん頼まれて結局回らないという場合も……。それでは結果的に業務全体に支障が出ます。
引き受ける仕事と断るべき仕事の線引きをし、「正しくお断り」するように心がけましょう。

断る際には、断る理由と代替案の提示を行うと、相手との関係性も良好に保てますよ。
例えば、自分に時間がない時に急ぎの仕事が依頼されたとします。その場合は、
「◯◯の業務を月曜日までに仕上げなければいけないため、今週中の着手は難しいです。来週火曜日あたりからなら着手できます」
といった具合に答えます。
そうすれば、依頼した相手も「じゃあ来週からでOK」だとか、「その条件だとこちらも難しいので、他の人を当たってみますね」などと気持ちよく判断してくれるはずです。

2. 他の人にお願いする

もう1つの方法は、他の人に分担や代行をお願いすることです。スムーズにお願いするためにはコツがありますので、主な方法を2つご紹介します。

仕事を委任する（権限委譲）
お願いする人にスキルや経験があれば、委任しましょう。この場合は相手がすでに業務内容を理解していることが多く、自分の時間を使って細かい業務指示を出す必要がないのがいいポイントですね。ただ、方向性の確認や困ったことがないか等、定期的にフォローを行うことを忘れてはいけません。

マニュアル等で仕組み化しておく
ただ、実際のところは委任が難しい場面が多いでしょうし、手取り足取り教えていては本来の時間短縮という目的は果たされません。
そこで、必然的に事前にプロセスを文書（マニュアル）にまとめ整備しておく必要が出てきます。これがいわゆる「業務の標準化」と呼ばれるもので、「誰でもできるようにしておくこと」です。
標準化についてはこちらのブログ記事を参考にしてください。
「なぜ業務が属人化してしまうのか」

しかし、マニュアル作りは「重要だけど緊急性がない仕事」と位置付けられることが多く、後回しになりがちです。実際に忙しくなってからでは、マニュアルを整える余裕はありません。他の人に業務を分担、代行してもらう可能性を想定すれば欠かせないものですから、いざという時のためにも、常日頃から業務の一環とし整備しておきましょう！